A certidão negativa de débitos é o documento que um órgão público emite para declarar que, na data da consulta, aquele CNPJ não tem pendências registradas em seus sistemas. É uma das exigências mais comuns em licitações, financiamentos e contratos com grandes empresas.
Não existe uma única certidão cnpj que resolva tudo: cada esfera emite a sua. Este guia explica o que cada certidão cobre, quanto tempo vale, como interpretar o resultado e o que fazer quando a certidão negativa não sai limpa.
O que é a certidão negativa de débitos
A certidão negativa de débitos, ou CND, é uma declaração oficial de regularidade fiscal. Ela responde a uma pergunta objetiva: existe crédito tributário vencido e exigível em nome deste CNPJ naquele órgão?
Por que a certidão é uma fotografia do momento
Ela é uma fotografia do momento. Um débito lançado no dia seguinte não invalida o documento já emitido, mas a próxima emissão já sairá diferente. Por isso as certidões têm prazo de validade curto.
Um CNPJ pode estar com situação cadastral ativa e ainda assim ter certidão positiva por dívida tributária. São checagens independentes e complementares.
Negativa, positiva e positiva com efeito de negativa
| Tipo | Significado |
|---|---|
| Negativa | Nenhum débito pendente no órgão emissor. |
| Positiva com efeito de negativa | Há débito, mas ele está parcelado em dia, suspenso por decisão judicial ou garantido. Vale como negativa. |
| Positiva | Há débito vencido, exigível e sem garantia. Impede a maior parte das operações que exigem regularidade. |
Positiva com efeito de negativa: o que muda na prática
A certidão positiva com efeito de negativa é a mais mal compreendida das três. Ela não é um documento inferior: a lei confere a ela os mesmos efeitos da negativa, e recusá-la numa licitação é irregularidade do contratante.
Certidão conjunta federal e Dívida Ativa da União
Na esfera federal, a Receita Federal e a Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional (PGFN) emitem um único documento: a certidão conjunta de débitos relativos a tributos federais e à Dívida Ativa da União. Ela substituiu as antigas certidões separadas, inclusive a previdenciária do INSS.
Passo a passo da emissão no portal da Receita Federal
Isso é o que as buscas por consulta cnd federal cnpj e consulta certidão federal cnpj procuram. O caminho oficial:
- Acesse o portal de certidões da Receita Federal;
- Escolha a opção para pessoa jurídica;
- Informe o CNPJ e resolva o desafio de segurança;
- Se houver certidão válida, o sistema exibe a existente;
- Salve o PDF com o código de controle impresso.
Quando a emissão automática não sai
Quando a emissão automática falha, o diagnóstico das pendências é feito no portal e-CAC, com certificado digital ou código de acesso. O sistema recusa a emissão imediata sempre que encontra qualquer registro em aberto, mesmo que seja apenas uma declaração não transmitida. Nesses casos o pedido segue para análise e a resposta deixa de ser instantânea.
Certidões estadual, municipal, FGTS e trabalhista
| Certidão | Emissor | Validade típica | Cobre |
|---|---|---|---|
| Conjunta federal | Receita Federal e PGFN | 180 dias | Tributos federais e Dívida Ativa da União |
| Estadual | Sefaz do estado | Varia | ICMS e demais tributos estaduais |
| Municipal | Prefeitura | Varia | ISS, taxas e IPTU do estabelecimento |
| CRF do FGTS | Caixa Econômica Federal | 30 dias | Recolhimento do FGTS dos empregados |
| CNDT | Justiça do Trabalho | 180 dias | Débitos trabalhistas em execução |
CNDT: a certidão trabalhista consulta por cnpj
A certidão trabalhista consulta por cnpj é feita no portal do Tribunal Superior do Trabalho e resulta na CNDT. Ela não mostra processos em andamento - só débitos já inscritos em execução definitiva.
Editais de licitação e bancos costumam exigir o conjunto completo: federal, estadual, municipal, FGTS e CNDT. Emitir só a federal e supor que a empresa está regular é o erro mais frequente na montagem de habilitação.
Validade e por que ela é curta
A validade curta existe porque a certidão é um retrato instantâneo. Débitos surgem por declaração entregue, autuação, parcelamento rompido ou guia não paga. Um documento de 180 dias já é generoso diante disso.
Como organizar a renovação das certidões
- Emita a certidão o mais perto possível da data de entrega do documento;
- Confira se a validade cobre todo o prazo do processo, não apenas o dia do protocolo;
- Guarde o código de controle: é ele que permite a verificação pelo destinatário;
- Empresas com contratos recorrentes costumam manter um calendário de renovação.
Para que serve a certidão negativa
| Situação | Certidões normalmente exigidas |
|---|---|
| Participação em licitação | Federal, estadual, municipal, FGTS e CNDT |
| Empréstimo ou financiamento bancário | Federal e FGTS, além de análise de crédito |
| Contrato com grande empresa | Conjunto completo, renovado periodicamente |
| Venda ou transferência de imóvel da empresa | Federal e municipal do imóvel |
| Baixa do CNPJ e encerramento | Regularidade nas três esferas |
| Habilitação em benefício ou incentivo fiscal | Federal e estadual |
A CND na diligência de fornecedores
Em análises de risco de fornecedor, a consulta cnd cnpj costuma andar junto com a verificação de dívidas e score do CNPJ e da inscrição estadual, formando um retrato mais completo do que qualquer documento isolado.
O que fazer quando a certidão sai positiva
Cinco passos para limpar a pendência
Certidão positiva não é sentença. Na maioria dos casos existe um caminho de regularização em poucos dias:
- Identifique a pendência - no e-CAC, o relatório de situação fiscal lista débito por débito, com origem e período;
- Separe o que é erro do que é dívida real - declaração não transmitida, pagamento não alocado e guia com código errado geram pendência sem dívida efetiva;
- Corrija o formal - retificar a declaração ou refazer a alocação do pagamento costuma limpar a certidão sem desembolso;
- Pague ou parcele o que é devido - o parcelamento em dia já garante a positiva com efeito de negativa;
- Reemita a certidão depois que o sistema processar a regularização.
A certidão do CNPJ não considera pendências do CPF dos sócios - e vice-versa. Em contratações que analisam o grupo, vale conferir também o quadro societário e a regularidade de cada pessoa física.
Autenticidade e o que este site faz
Toda certidão emitida por órgão público traz um código de controle. O destinatário usa esse código no portal do emissor para conferir se o documento é autêntico e se continua válido - por isso PDF editado é detectado com facilidade.
Não temos vínculo com a Receita Federal, com a PGFN, com a Caixa Econômica Federal ou com a Justiça do Trabalho, e não emitimos nenhum documento oficial. Aqui você consulta dados públicos do CNPJ; a emissão da CND é sempre feita nos portais dos órgãos.
Um dígito errado gera certidão de outra empresa. Use a ferramenta no topo desta página para conferir razão social, endereço e situação antes de pedir a certidão - e o validador de CNPJ se o número veio de digitação manual.
Perguntas frequentes
Qual a diferença entre certidão negativa e positiva com efeito de negativa?
A negativa atesta que não há débito algum. A positiva com efeito de negativa reconhece que existe débito, mas ele está suspenso, parcelado em dia ou garantido - por isso produz os mesmos efeitos legais da negativa e é aceita nos mesmos casos.
A certidão negativa federal cobre débitos estaduais e municipais?
Não. A certidão conjunta da Receita Federal e da PGFN cobre apenas tributos federais e a Dívida Ativa da União. Débitos de ICMS ou de ISS aparecem nas certidões emitidas pela Sefaz do estado e pela prefeitura.
Quanto custa emitir a certidão negativa do CNPJ?
Nos portais oficiais a emissão é gratuita. Sites que cobram apenas intermedeiam um documento que você mesmo consegue tirar sem custo nos canais do órgão emissor.
Por quanto tempo a certidão vale?
Depende do emissor. A conjunta federal costuma valer 180 dias; o CRF do FGTS, 30 dias; a CNDT, 180 dias. Certidões estaduais e municipais variam. Confira sempre a data impressa no próprio documento.
Empresa sem movimento precisa de certidão negativa?
Só quando alguém exige - banco, licitação, contrato. Mas empresa parada que deixa de entregar declarações acumula pendências formais e acaba com certidão positiva mesmo sem faturar.
Este site emite certidão negativa?
Não. Aqui você consulta dados públicos do CNPJ. A emissão e a verificação de autenticidade são feitas exclusivamente nos portais oficiais de cada órgão.
Existe certidão de baixa do CNPJ?
A consulta certidão de baixa cnpj se refere ao comprovante de que o CNPJ foi encerrado. Ele é obtido no cadastro da Receita Federal, e não substitui as certidões de débitos dos demais órgãos.
Fontes dos dados
As informações desta página são extraídas da base pública do Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica e das seguintes fontes:
- Certidões e situação fiscal regras de certidões e situação fiscal
- Regularize (PGFN) base da dívida ativa da União
- CNDT no TST base de débitos trabalhistas
- CRF do FGTS na Caixa base de regularidade do FGTS